Steigende Preise, insbesondere im Energiebereich, der Fachkräftemangel und die Preiserhöhungen von Zulieferfirmen führen in vielen Unternehmen dazu, dass der Kostendruck zunimmt. Dies macht – nach einem Corona-bedingten Aufschwung – auch vor dem IT-Bereich nicht Halt. IT-Teams sind ebenfalls gefordert und sollen rund um die Technologielandschaft Einsparpotentiale aufspüren.
Doch das ist keine einfache Aufgabe, wenn es gleichzeitig essenziell ist, in Digitalisierung zu investieren. Schließlich ist die IT nicht nur für einen modernen, digitalen Arbeitsplatz und damit für die Attraktivität als Arbeitgeber enorm wichtig, auch die Innovationen eines Unternehmens werden zum großen Teil durch Technologien ermöglicht.
Doch wie lassen sich der Kostendruck und die Digitalisierungsnotwendigkeit unter einen Hut bringen? Wir möchten Ihnen mit diesem Blogartikel einige Gedankenanstöße geben, wie dies in Bezug auf Technologien für einen modernen Arbeitsplatz gelingt.
Die Digitalisierung kostet Geld – und das vor allem die IT
Die IT bestimmt schon heute und zukünftig noch viel mehr den Geschäftserfolg von Unternehmen mit. Sie ist zum einen maßgeblich daran beteiligt, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und Innovationen voranzutreiben. Und zum anderen geht es manchmal auch schlichtweg darum, einen bisher auf Papier durchgeführten Ablauf zu digitalisieren und dadurch Prozesse zu optimieren. Außerdem ist die IT mit dafür verantwortlich, moderne Arbeitsplatzkonzepte zu realisieren.
Genau diese neuen Arbeitsmodelle führen allerdings dazu, dass die Anzahl an Geräten, die gemanagt werden müssen, deutlich zunimmt. Allein die mit dem Betrieb verbundenen Supportaufwände sind hoch und steigen dauerhaft. Und auch die weiteren Digitalisierungs- und Innovationsprojekte verursachen sowohl initiale Kosten als auch kontinuierliche Aufwände, die vor allem die Budgets der IT-Abteilungen belasten, während an anderer Stelle die daraus resultierenden Einsparungen und Gewinne erzielt werden.
Ist es angesichts der hohen Relevanz der IT überhaupt möglich, im IT-Bereich Kosten zu sparen bzw. die aktuellen IT-Budgets nicht weiter zu erhöhen? Oder werden dann wichtige Innovationen nicht getätigt? Einsparungen müssen auf jeden Fall gut überdacht sein. Aber es gibt auch heute noch Möglichkeiten, um Gelder zu sparen, Kosten besser zu planen, mehr aus Investitionen herauszuholen.
Kosten sparen, verlässlich planen und Investitionen besser nutzen
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Ab in die Cloud
Wer feststellt, dass das eigene Rechenzentraum aufgrund hoher Strompreise immer teurer wird, landet schnell beim Thema Cloud. Zwar haben auch Cloud-Anbieter mit steigenden Stromkosten zu kämpfen, sie sind aber deutlich besser in der Lage, diese z.B. durch eine bessere Auslastung ihrer Server aufzufangen. Vor allem können sie sich besser auf das einstellen, was Unternehmen in den nächsten Jahren beschäftigen wird: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz arbeitet an einem Energieeffizienzgesetz, das die Auflagen für deutsche Rechenzentren deutlich erhöht. Ab 2024 sollen sie zu 50 Prozent und ab 2025 vollständig mit Ökostrom betrieben werden. Da der Ausbau erneuerbarer Energien mit diesen Vorgaben sicherlich nicht Schritt halten kann, wird es nicht einfach, das umzusetzen – gerade bei dem Betrieb eigener, kleinerer Rechenzentren. Cloud-Anbieter sind hier im Vorteil und bieten daher wirtschaftlich einen Mehrwert.
Neben den Energiekosten gibt es noch andere Gründe, z.B. Verfügbarkeiten und Skalierbarkeit, warum immer mehr Unternehmen auf Cloud-Lösungen setzen. Dies gilt auch für die Managementsysteme von Desktops, Laptops und mobilen Endgeräten, die auf dem Weg der Digitalisierung u.a. für die Bereitstellung von Programmen und Apps unerlässlich sind. Ein Beispiel einer UEM-Lösung aus der Cloud ist der Intune-Service von Microsoft, den viele Unternehmen in Betracht ziehen, um hierdurch auch von der Interaktion und Verknüpfung mit anderen Microsoft-Services zu profitieren.
Ein Wechsel sollte jedoch gut überlegt und gut geplant werden. Daher diskutieren drei EBF-Experten in unserem nächsten Insight Mobility Talk, welche Besonderheiten man bei Microsoft Intune beachten muss, wie der Weg dorthin gelingt, wie sich schon bei der Migration Kosten sparen lassen und welche weiteren Maßnahmen es gibt, um das Beste aus Microsoft Intune herauszuholen.
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Interne Ressourcen sinnvoll nutzen
Das Management von modernen Arbeitsplätzen wird immer komplexer – auch durch eine immer höhere Anzahl an Geräten, die für die Realisierung moderner Arbeitsmodelle benötigt werden. Das bindet Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen, ist teuer, da IT-Fachkräfte heute meist hohe Gehälter fordern, und birgt auch das Risiko, dass sich die Mitarbeiter:innen nach einiger Zeit spannendere Positionen suchen. Denn die meisten IT-Fachkräfte möchten mehr tun als den Betrieb und den Support der Infrastruktur sicherstellen. Sie treibt es an, Innovationen mitgestalten zu können. Hierdurch geht das in sie investierte Geld verloren und die ohnehin schwierige Personalsuche beginnt von vorne.
Adressieren lassen sich die Probleme einer hohen Ressourcenbindungen mit Managed Services von externen Dienstleistern. Routineaufgaben, die rund um die Geräteverwaltung entstehen, werden in die Hände von Expert:innen gelegt, die sie effektiver und effizienter übernehmen können und den Unternehmen gleichzeitig ein flexibles Agieren und schnelles Reagieren ermöglichen. Die internen ITler:innen können sich währenddessen auf ihre Kernthemen fokussieren. Und das hat auch unter dem Kosten-Gesichtspunkt Vorteile: Denn die Kosten sind bei Managed Services viel besser planbar – vor allem, wenn längere Verträge abgeschlossen werden, die eine Preisstabilität zusichern. Gleichzeitig behalten die Unternehmen die Kontrolle über ihre Infrastruktur, ihre strategische Ausrichtung und die Einhaltung bestehender Vorgaben.
Managed Services helfen insgesamt, Tätigkeiten zu verlagern – mit dem Ziel, die Innovationskraft der eigenen Mitarbeiter:innen zu stärken und ihnen hierfür Zeit einzuräumen.
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Manuelle Tätigkeiten automatisieren
Noch immer sind zahlreiche Prozesse – auch rund um den digitalen Arbeitsplatz – in Unternehmen mit vielen manuellen Schritten verbunden. Das bindet Ressourcen und erhöht das Risiko von Fehlern. Hier können Unternehmen mithilfe von Automatisierung Kosten sparen.
So lässt sich beispielsweise das Ausrollen neuer Geräte dank der Device Enrollment-Programme von Apple, Google und Samsung automatisieren. Administrator:innen können dafür sorgen, dass ein Gerät direkt mit einem Unified Endpoint Management-System verbunden und unter dessen Verwaltung gestellt wird. Sie können Einstellungen konfigurieren, die bei der Inbetriebnahme automatisch vorgenommen werden. Die Nutzer:innen selbst müssen nach dem Start des Gerätes nur noch wenige Klicks ausführen und können es im Sinne des Unternehmens nutzen – ohne Unterstützung der IT.
Auch bei der angesprochenen Migration in die Cloud lassen sich viele Schritte automatisieren. Hierfür bietet die EBF mit dem EBF Onboarder ein Tool an, welches eine sehr gute Information der Nutzer:innen ermöglicht und eine hohe Transparenz über den Projektfortschritt gibt. Durch beides wird die IT enorm entlastet und Kosten werden gespart.
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Kosten sparen und gleichzeitig die Umwelt schonen
Dass eSIMs für mobile Endgeräte die Zukunft sind, wird immer deutlicher. So ist das iPhone 14 in den USA beispielsweise nur noch mit einer eSIM zu betreiben. Und das hat auch in puncto Kosten Vorteile: Schließlich können bei einer eSIM mehrere Tarife parallel genutzt werden – zum Beispiel bei Firmenreisen im Ausland, wodurch die Roaming-Kosten im nicht-EU-Ausland deutlich sinken.
Die eSIM hat aber auch noch weitere Vorteile: Sie reduziert den (Plastik)-Müll, da weder SIM-Karten produziert noch versendet werden müssen. Und da eSIMs auch ohne PIN und PUK betrieben werden können, verringert sich der Aufwand der IT noch weiter, weil keine Support-Tickets zu vergessenen oder verlorenen PIN und PUKs bearbeitet werden müssen.
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Kosten zwar nicht sparen, aber Investitionen besser nutzen
Wir erleben häufig, dass Unternehmen ihre Systeme gar nicht voll ausschöpfen. Häufig fehlt hierfür die Zeit oder das Wissen darüber, welche Funktionen eine Lösung bietet, neu hinzugekommen sind und durch Updates der Betriebssysteme möglich werden. So werden beispielsweise häufig nicht alle Geräte eines Unternehmens über eine Plattform verwaltet, obwohl sich Laptops und Desktop-Geräte ebenso gut darüber verwalten lassen wie z.B. Rugged Devices. Conditional Access, die kontextbasierte Anwendung von Authentifizierungsverfahren, ist ebenfalls eine viel zu selten genutzte Funktion, die in puncto Sicherheit und Nutzungskomfort einen großen Mehrwert hätte. Sehr oft ist es daher möglich, die getätigten Investments noch besser zu nutzen.
Der Druck auf IT-Abteilungen ist hoch. Gerne helfen wir Ihnen, Lösungen zu finden, wie Sie Kosten und Nutzen in Einklang bringen, hierbei viele Potentiale entdecken und sich für die Zukunft gut aufstellen.
