Aktuell schicken viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice, um sie sowie deren Familien und Geschäftspartner vor einer Infektion mit dem Corona-Virus (COVID-19) zu schützen und gleichzeitig den Betrieb aufrechtzuerhalten. Unternehmen, die dies bisher nicht in ihre Abläufe integriert haben, stehen vor großen Herausforderungen. Sie müssen ihren Mitarbeitern kurzfristig Zugriff auf relevante Anwendungen und Daten geben, müssen sich aber gleichzeitig Gedanken um den sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten machen. Diejenigen Unternehmen, bei denen das Homeoffice auch sonst ein gängiges Arbeitsmodell ist, sind auf eine solche Situation deutlich besser vorbereitet – vor allem was die Technik angeht. Aber auch sie stehen vor Herausforderungen: Denn zum einen waren es bisher in der Regel nicht alle Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiteten, sondern nur einzelne. Zum anderen geht es voraussichtlich nicht darum, nur ein paar Tage von zu Hause aus zu arbeiten, sondern vermutlich über einen längeren Zeitraum. Hierfür müssen erst einmal Routinen entwickelt werden.
Auch wir bei der EBF setzen aktuell auf das Arbeiten im Homeoffice und möchten Ihnen von unseren Erfahrungen berichten.
Herausforderungen beim Arbeiten Im Homeoffice
Das Homeoffice sieht bei jedem Mitarbeiter anders aus. Während sich manche an einen Schreibtisch setzen und eine ruhige Arbeitsatmosphäre genießen, schaffen sich andere Platz am Küchentisch, versuchen die Geräusche von Haushaltsgeräten oder Kindern auszublenden und vermissen den Kontakt zu ihren Kollegen. So entsteht für manche Freiraum für Kreativität und ungestörtes Arbeiten, für andere eine Herausforderung an Konzentration und Motivation.
Hinzukommt, dass auch die technischen Gegebenheiten sehr unterschiedlich sein können: Während manche zu Hause über eine schnelle Internetverbindung verfügen und Firmenlaptop und Firmenhandy besitzen, die im besten Fall von der IT betreut werden, müssen sich andere mit langsamen Internet-Ladezeiten herumärgern und private Geräte für berufliche Zwecke nutzen, die im Zweifel nicht gemanagt werden. So kann das Arbeiten zu Hause entweder genauso effektiv sein wie im Büro oder aber zur Geduldsprobe oder gar zum Sicherheitsrisiko werden.
So gestaltet die EBF die Arbeit im Homeoffice
Die Technik ist kein Problem
Die EBF ist als Experte für den Digital Workplace auf das Arbeiten im Homeoffice technisch sehr gut vorbereitet. Viele unserer Mitarbeiter arbeiten auch unter normalen Umständen gelegentlich von zu Hause oder haben sogar explizite Homeoffice-Verträge. Dabei bedienen wir uns der technischen Produkt- und Lösungswelt, die wir auch unseren Kunden anbieten. So helfen wir also nicht nur unseren Kunden Strukturen zu etablieren, die das digitale und damit mobile Arbeiten möglich machen, sondern gestalten und leben das auch selbst. Dadurch sind wir auch im Homeoffice in der Lage, auf alle Daten und Anwendungen zuzugreifen, Termine als Online-Meeting durchzuführen, die Systeme unserer Kunden zu betreuen und den gewohnten Support zu leisten.
1. Die richtigen Geräte und die richtige Software
Unsere Kollegen sind alle mit mobilen Geräten ausgestattet – je nach Wunsch mit iOS- oder Android-Smartphone und macOS- oder Windows-Laptop. Deren Hardware ist umfassend abgesichert – so sind beispielsweise die Festplatten verschlüsselt und es kann nur definierte Hardware angeschlossen werden. Zudem werden die Geräte sicher von der internen IT über ein Unified Endpoint Management-System verwaltet und sind mit entsprechenden Konfigurationen und Sicherheitssoftware sowie Anwendungen wie zum Beispiel der gesamten Microsoft Office Suite und Teams sowie einem VPN-Client ausgestattet. Der VPN-Client stellt eine sichere Verbindung zu allen nicht-Cloud-Diensten her und ermöglicht zum Beispiel den Zugriff auf unsere internen Systeme, wie unsere Intranet-Plattform. Die Konfiguration der Geräte ist so aufgesetzt, dass der Mitarbeiter das Gerät selbst dann sicher nutzen kann, wenn er sich in einem unsicheren Netzwerk befindet – oder im Homeoffice, wo die IT ebenfalls keinen Einfluss auf das Netzwerk hat.
UEM-Systeme werden bereits von vielen Unternehmen eingesetzt – allerdings aktuell häufig nur für die Verwaltung von iOS- und Android-Geräten. Unternehmen müssen daher gegebenenfalls nun den gesamten Funktionsumfang ihrer eingesetzten UEM-Lösung ausnutzen, um das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Denn auch Windows- und macOS-Geräte lassen sich hierüber verwalten.
Unternehmen müssen aber auch die Kapazitäten der Server im Blick haben. Für die EBF mit rund 100 Mitarbeitern macht es keinen Unterschied, ob 10 oder 100 Leute im Homeoffice arbeiten, da wir all unsere Geräte ohnehin so behandeln, als würden sie sich außerhalb des Firmennetzwerks befinden, um maximale Flexibilität zu erreichen. Das UEM-System sorgt dabei für die notwendige Sicherheit. Sind es bei einem Unternehmen allerdings 5.000 statt 100 Mitarbeiter, so kann die Infrastruktur an ihre Grenzen kommen. Aus diesem Grund muss geprüft werden, ob die Leitungen oder Server ausreichend dimensioniert sind, um einer sehr viel höheren Anzahl an Mitarbeitern ein Arbeiten im Homeoffice mit den internen Servern zu ermöglichen.
2. Komfortabler und sicherer Zugriff
Wir wollen, dass einerseits nur berechtigte Personen auf Daten und Anwendungen zugreifen, wollen aber andererseits auch, dass der Login so komfortabel wie möglich gelingt. Daher haben wir im UEM-System entsprechende Sicherheitsrichtlinien definiert, die regeln, unter welchen Bedingungen ein einfacheres oder strikteres Authentifizierungsverfahren – z.B. die Zweifaktor-Authentifizierung – beim Login angewendet wird oder wann sogar gar kein Passwort abgefragt wird. So können wir nicht nur die notwendige Sicherheit herstellen, sondern auch eine erhöhte Nutzerfreundlichkeit. Denn zu komplexe Verfahren werden Mitarbeiter frustrieren und gegebenenfalls dazu verleiten, die Verfahren zu umgehen oder schlichtweg nicht mehr zu nutzen.
Die Technologien zur Vereinfachung sind vorhanden, diese müssen nur konsequent eingesetzt werden. Bei der EBF binden wir daher fast alle Zugänge per „Certificate Based Authentication“ an. Hierbei wird auf dem Firmengerät ein Zertifikat abgelegt, das für den Zugang zu einem System benötigt wird. Damit kann ein Zugriff auf Serverdaten und -funktionen erfolgen, ohne dass sich unsere Mitarbeiter jedes Mal mit einem Passwort neu anmelden müssen. Das sorgt für ein frustfreieres Arbeiten, entlastet den Support und es geht keine Zeit für die Anmeldung verloren. Für die EBF hat sich diese Methode sehr bewährt.
Den technischen Zugriff auf die (internen) Services selbst haben wir bei der EBF mit einer VPN-Lösung abgesichert. Hier kommt heute u.a. eine Lösung der Firma NetMotion zum Einsatz. Mit dieser Software, die über das UEM-System der EBF verteilt und konfiguriert wird, baut sich bei Zugriff auf einzelne Services automatisch eine VPN-Verbindung auf, die die Kommunikation zwischen den Endgeräten und den Backendsystemen der EBF absichert. Die Nutzung der VPN-Lösung ist für unsere Mitarbeiter vollständig transparent.
3. Zuverlässige Infrastruktur
Die Serversysteme der EBF sind in ihrer Anbindung und technischen Kapazität dafür ausgerüstet, dass unsere Kollegen ohne Probleme mit ihnen arbeiten können, auch wenn wir nun im Homeoffice sind. Das geht natürlich nicht von heute auf morgen und bedurfte einiger Planung und Tests. Im Ergebnis versetzt es uns in die Lage, Services für Kollegen nicht sperren zu müssen, nur weil keine ausreichenden technischen Kapazitäten vorhanden sind.
Die EBF setzt neben den eigenen Servern auch Cloud-Dienste wie SAP oder die Microsoft-Dienste ein. Hier sind unsere Möglichkeiten der Kapazitätsplanung sehr beschränkt, die Lösungsanbieter haben bisher aber immer ausreichende Leistungsreserven gehabt, um ein performantes und zuverlässiges Arbeiten zu garantieren.
Dienste wie Microsoft Teams werden bei der EBF aktuell vermehrt für Chats, Telefonate und Videokonferenzen genutzt, da die sonst übliche übergreifende Kommunikation im Büro entfällt. So können wir die aktuellen Herausforderungen in der Kommunikation untereinander gut meistern. Natürlich gibt es eine Vielzahl an Tools auf dem Markt, die solche Funktionen anbieten können (wie z.B. Slack). Für uns ist es einfach wichtig, den Kollegen solche Kommunikationsmittel an die Hand zu geben, damit sie die Abstimmung untereinander effektiv und zuverlässig gestalten und kontinuierlich aufrechterhalten können. Und natürlich bleibt das Firmenhandy ein zentrales Kommunikationsmittel.
Da der ein oder andere Mitarbeiter auch im Homeoffice mal etwas ausdrucken muss oder möchte, kann jeder Mitarbeiter auf die Drucker im Heimnetzwerk zugreifen. Das sind Regelungen, die die EBF in Kraft gesetzt hat, um ein möglichst reibungsloses Arbeiten zu garantieren. Das Ganze geht natürlich nicht ohne Regeln, die zum Beispiel vorgeben, wie man mit Ausdrucken umgehen muss. Aber es gibt für (fast) alles eine Lösung.
Die Prozesse erfordern einen Plan B
Technisch sind wir bei der EBF also sehr gut aufgestellt und haben seit langem auch fast alle Prozesse auf das Arbeiten im Homeoffice ausgerichtet. Dennoch gibt es Vorgänge, die sich im Homeoffice nicht 1:1 abbilden lassen: Die Post landet weiterhin im Büro, Unterschriften von der Geschäftsführung können nicht ohne Weiteres eingeholt und Probetage für neue Mitarbeiter nicht durchgeführt werden.
Um manche dieser Probleme zu lösen, haben wir einen Schichtbetrieb eingeführt, der regelt, dass maximal eine Person pro Team vor Ort sein darf. So minimieren wir die physischen Kontaktmöglichkeiten deutlich und auch die Hygienemaßnahmen, die vom Robert Koch-Institut empfohlenen werden, setzen wir dabei um.
Die angesprochenen Unterschriften lassen sich heute elektronisch und dennoch sicher abwickeln. Wir nehmen dazu gerade DocuSign bei uns auf und werden unsere Unterschriftenprozesse darauf ausrichten. Damit können wir, auch wenn keiner mehr im Office ist, die notwendigen Unterschriften unter Verträge u.ä. einholen und auch externe Partner können teilnehmen und elektronisch ihre Unterschrift leisten. Die Prozesse und das Tool werden uns sehr gute Dienste leisten, nicht nur im Homeoffice.
Die alltägliche Organisation ist eine Herausforderung
- Tägliche Routinen Wir raten unseren Mitarbeitern, eine Routine aufzubauen – mit einem geregelten Arbeitsbeginn, Pausen und einem festen Arbeitsende – und sich morgens fertig zu machen, als würde man ins Büro gehen. Auch ein bisschen Bewegung zwischendurch und frische Luft sind ratsam.
- Angenehmer Arbeitsplatz Wir empfehlen unseren Mitarbeitern, sich einen „richtigen“ Arbeitsplatz einzurichten, der möglichst frei von Störgeräuschen ist und auch ausreichend Platz zum Arbeiten bietet. Da derzeit häufig mehrere Personen pro Haushalt zu Hause arbeiten, muss man sich untereinander abstimmen – insbesondere, wenn parallel auch Kinder betreut werden müssen.
- Regelmäßige Kommunikation Wir haben unsere Kollegen aufgerufen, interne und externe Termine in Online-Meetings umzuwandeln. Doch dabei muss es nicht immer nur um den fachlichen Austausch gehen. Mitarbeiter sollten auch das Gespräch, das sonst im Büro oder an der Kaffeemaschine stattfindet, durch Online-Meetings und einen kurzen Chat ersetzen. Das Anschalten der Kamera kann dabei helfen, etwas mehr Büro-Atmosphäre zu kreieren. In Ablenkung sollte dies natürlich nicht enden. Führungskräfte sind hierbei besonders gefordert. Sie sollten den Austausch mit ihren Teams aktiv fördern und die Arbeit gut koordinieren.
- Sensibilisierte Mitarbeiter Es ist zu befürchten, dass Kriminelle den Corona-Virus ausnutzen und versuchen, Anwender zum Öffnen von schädlichen Anhängen mit vermeintlichen Tipps im Umgang mit dem Corona-Virus zu bewegen. Wir haben unsere Mitarbeiter hierfür sensibilisiert und zu besonderer Vorsicht beim Öffnen von Links und Anhängen aufgerufen.
- Homeoffice-Richtlinien und Support Wir raten, alle Informationen rund um das Arbeiten im Homeoffice zusammenzufassen und zu kommunizieren. Wichtig ist es, die Mitarbeiter auch auf gegebenenfalls etwas umständlichere Prozesse hinzuweisen, damit die Mitarbeiter diese nicht frustriert auf eigenem Wege entdecken. Zudem sollten Mitarbeitern die Möglichkeit haben, Fragen und Probleme an ein Support-Team zu adressieren.
