„Hey Copilot, kannst du einen Artikel über Copilot schreiben?“ – „Natürlich! Ich helfe dir gerne dabei.“ So lautet die Antwort des KI-Assistenten von Microsoft, wenn man ihn um Hilfe beim Texten bittet. Doch nicht nur im kreativen Bereich verspricht Copilot Unterstützung. Copilot für Microsoft 365 ist in sämtliche Office-Apps integriert und soll so zum ständigen Begleiter im Arbeitsalltag werden – beim Schreiben von E-Mails oder Erstellen von Präsentationen ebenso wie beim Zusammenfassen von Meetings und vielem mehr. Aber kann Copilot im beruflichen Kontext wirklich helfen? Die Unsicherheit ist berechtigterweise groß.
Wir haben Copilot für Microsoft 365 im Arbeitsalltag getestet und berichten im Blogartikel von unseren Erfahrungen.
Keine leichte Aufgabe – die Erwartungen an einen KI-Assistenten sind groß
- …Aufgaben zuverlässig, effizient, genau und konsistent ausführt
- …einfach zu nutzen ist und dennoch die Fähigkeit besitzt, komplexe Anfragen zu bearbeiten – ohne Datenschutz oder Datensicherheit zu missachten
- …über ein ausgeprägtes natürliches Sprachverständnis verfügt
- …in der Lage ist, Dinge in den richtigen Kontext zu bringen
- …mit der Zeit dazulernt und sich anpasst.
Erste KI-Lösungen zeigen, wohin die Reise geht
Sicherlich haben schon viele ihre ersten Versuche mit KI-Tools wie ChatGPT unternommen und sowohl spaßige als auch ernsthafte Anfragen gestellt. Mittlerweile gibt es viele Bereiche, in denen KI-Tools mitwirken. Sie lassen erahnen, welches Potenzial KI-Assistenten haben.
Wie sind unsere Erfahrungen mit Copilot?
Ob es um die Kommunikation per Mail, Chat oder Meeting geht oder eine Präsentation oder Excel-Tabelle erstellt werden muss: Es gibt viele Situationen, in denen ein KI-Assistent unheimlich praktisch sein könnte. Kann Copilot für Microsoft 365 bei solchen Themen einen Mehrwert stiften?
Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
Aufgabe und Testergebnis: Wir baten Copilot, eine Präsentation zum Thema Phishing zu erstellen. Wir gaben dem Bot dabei zentrale Fragestellungen mit –ohne Erfolg. So passten zwar die Inhalte durchaus zum Thema, aber nicht zu uns und unseren Leistungen. Auch als Ausgangsbasis waren die Folien wenig tauglich. Erst mithilfe eines firmenspezifischen Artikels zum Thema konnte die KI einigermaßen brauchbare Ergebnisse erzielen: Copilot verteilte die Inhalte sinnvoll auf Folien. Allerdings mussten wir an einigen Stellen und vor allem bei den Formulierungen nachbessern und das Ergebnis war noch immer weit entfernt von einer Präsentation, die unserem Corporate Design entsprach. Dabei half es auch nicht, Copilot auf unsere EBF-Vorlage hinzuweisen.
Fazit: Für einen einheitlichen, der Marke entsprechenden Auftritt war – neben notwendigen inhaltlichen Anpassungen – noch viel Arbeit zu leisten.
Mails in Outlook
Aufgabe und Testergebnis: Wir beauftragten Copilot damit, eine positive Rückmeldung auf eine Kooperations-Anfrage zu geben. Das Tool erstellte einen inhaltlich weitgehend passenden Text, schaffte es allerdings nicht, den richtigen Stil zu treffen. So war der Text zunächst deutlich zu steif geschrieben und driftete – nach einer neuen Anweisung – in zu lockere Sprache ab. Auch den Gesamtkontext konnte Copilot nicht einbeziehen – weder bei dieser Anfrage noch bei der Bitte, eine Agenda für ein Kundenevent zu erstellen. Die Inhalte mussten wir fast immer überarbeiten.
Wertvoll war Copilot hingegen, als es darum ging, lange E-Mails zusammenzufassen. Dies funktionierte selbst bei Konversationen, die aus mehreren E-Mails bestanden, gut. Durch Verweise konnte man zu den jeweiligen Mails springen, um weitere Details zu lesen.
Fazit: Während Copilot beim E-Mail-Schreiben wenig Unterstützung bietet, sind die Zusammenfassungen durchaus eine Hilfe. Ob man sich jedoch zu 100 % darauf verlassen kann und möchte, ist fraglich.
Funktionalität in Teams
Aufgabe und Testergebnis: Wir wiesen den KI-Assistenten an, eine Zusammenfassung der Themen zu erstellen, die in der letzten Woche in einem Chat aufkamen. Das Ergebnis war erstaunlich gut und enthielt auch hier Verweise auf die passenden Nachrichten. Das funktionierte bei einem Chatverlauf ebenso wie bei einem von der KI begleiteten Meeting und bei letzterem konnte Copilot schon in Echtzeit das Besprochene zusammenfassen. Aufgaben, die aus Chats oder Meetings resultierten, konnte das Tool ebenfalls zusammenstellen – allerdings hat es hierbei nicht jedes To-do auf die Liste geschafft.
Fazit: In Summe kann Copilot in der komplexen Chat- und Meeting-Landschaft durchaus unterstützen und erlaubt es Mitarbeiter:innen, nicht an jedem Meeting teilnehmen zu müssen, wenn es zeitlich nicht passt. Auch kann der KI-Assistent helfen, Inhalte mitzubekommen, den Überblick zu behalten und am Ende eines Meetings eine Zusammenfassung zu geben. Dennoch kann man sich nicht vollständig darauf verlassen – und erst recht ersetzt der Assistent den persönlichen Kontakt nicht.
Übergreifende Anfragen
Aufgabe und Testergebnis: In der Weboberfläche von Copilot stellten wir der KI die Aufgabe, zusammenzufassen, welche Themen mit einer bestimmten Person in einem definierten Zeitraum besprochen wurden. Ähnlich wie bei Outlook und Teams war das Ergebnis hierbei überraschend gut. Allerdings waren die Zusammenfassungen meist nicht vollständig und es gelang der KI nicht immer, richtig einzuordnen, wann eine Person in einer Mail nur cc war – sprich, ohne direkte Interaktion.
Fazit: Die Zusamemnfassung von Copilot dient der groben Orientierung und kann auf die Schnelle gute Anhaltspunkte liefern. Aber auch hier blieb das Gefühl zurück: Zu 100 % können wir uns nicht darauf verlassen.
Was sind vier zentralen Erfolgsfaktoren für Copilot?
- Use Cases: Im ersten Schritt müssen Unternehmen herausfinden, ob, bei wem und welchen Aufgaben Copilot einen Mehrwert bietet. Findet sich kein Einsatzzweck, sollten die Firmen regelmäßig überprüfen, ob sich zukünftig eventuell neue Optionen auftun.
- Training: Wenn ausreichend Use Cases für Copilot vorhanden sind, ist es wichtig, die Mitarbeiter:innen, die mit dem KI-Assistenten arbeiten sollen, zu schulen. Denn nur, wenn klar ist, wofür sie den Bot nutzen können, werden sie das auch erfolgreich tun.
- „Prompten“: Bei dem Training sollte das Thema „Prompten“ eine Rolle spielen. Schließlich braucht Copilot zielführende Anweisungen, damit es die gewünschten Ergebnisse liefern kann. Da das gar nicht so einfach ist, sollten Unternehmen schulen, wie Mitarbeiter:innen Prompts formulieren und wie sie nachhaken sollten, wenn die Rückmeldung nicht passt.
- Transparenz: Unternehmen, die KI zum Einsatz bringen, sollten transparent damit umgehen. Hierbei kann eine eigene KI-Richtlinie helfen. Sie kann sowohl intern als auch extern für Klarheit sorgen und dabei auch das Thema Datenschutz berücksichtigen.
Unser Fazit zu Copilot
Der Nutzen von Copilot hängt stark vom jeweiligen Anwendungsfall und den Prompting-Skills der Anwender:innen ab. Richtig angewendet kann Copilot bei Teams und Outlook durch Zusammenfassungen durchaus Zeit sparen und eine gewisse Orientierung bieten. Bei der persönlichen Ansprache und kreativen Aufgaben sind die Ergebnisse jedoch weniger zufriedenstellend – und insgesamt bleibt der Eindruck, dass wir uns in vielen Fällen bisher nicht auf das Tool verlassen können.
Zudem sollten wir auf keinen Fall vergessen, wie wichtig der persönliche Austausch ist, und dass hinter all der Optimierung manchmal ganz andere Probleme stecken – wie z. B. zu viele Meetings.
Die Entscheidung, Copilot zu implementieren, und die Auswahl des Nutzerkreises sollte aufgrund der nicht unerheblichen Kosten in jedem Fall sorgfältig überlegt und die Einführung gut begleitet sein. Massentauglich scheint das Tool bisher nicht zu sein – und es wird vermutlich noch etwas Zeit vergehen, bis KI-Assistenten wie Copilot wirklich zuverlässig sind, den Kontext verstehen und zu uns und unserem Stil passen.
Daher kam Copilot auch bei diesem Artikel nicht zum Zug: Nachdem das Tool einen wenig brauchbaren Artikelentwurf erstellt hatte, gaben wir zurück: „Ich habe es mir anders überlegt und schreibe den Artikel lieber selbst.“ – „Ok. Wenn du Fragen hast, stehe ich zur Verfügung.“ Vielleicht beim nächsten Mal. Denn eines ist sicher: Es lohnt sich, die Entwicklungen weiterzuverfolgen.
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