Vier Erfolgsfaktoren für eine gelungene UEM-Migration

1. Erfolgsfaktor: Gründliche Vorbereitung

Es ist banal, aber eine umfassende Bestandsaufnahme ist das A und O jeder erfolgreichen UEM-Migration. Denn erst wenn klar ist, welche Geräte im Einsatz sind, lässt sich der weitere Prozess sinnvoll planen.

Dabei gilt: Was nicht erfasst ist, kann auch nicht migriert und gemanagt werden. Deshalb gehören alle Gerätetypen und Nutzungsszenarien auf die Liste – iOS-Devices ebenso wie Android-, Windows- und macOS-Geräte, egal ob als reines Business Device, Firmengerät mit Privatnutzung oder dienstlich genutztes und gemanagtes Privatgerät (COBO, COPE oder BYOD). Hierbei sollte bereits festgelegt werden, ob das neue UEM-System sämtliche Geräte verwalten soll oder es Ausnahmen gibt – zum Beispiel für solche, bei denen ohnehin in nächster Zeit ein Austausch ansteht und für die daher eine Migration gar nicht mehr sinnvoll beziehungsweise erforderlich ist. Im Anschluss daran geht es an die Erstellung eines Migrationsplans. Dieser sorgt dafür, dass nicht alle Geräte auf einmal umziehen, sondern in gut geplanten Wellen – abgestimmt auf Netzlast und verfügbare Support-Ressourcen.

2 Profi-Tipps:

• Definieren Sie die Wellen nach bestimmten Kriterien, z.B. nach Standorten, Gerätetypen oder Team-Priorität.
• Bewährt hat sich eine Stückelung von etwa 500 bis 1.000 Geräten pro Migrationsrunde.

So wird verhindert, dass das Help Desk mit zu vielen Rückfragen gleichzeitig konfrontiert wird. Gleichzeitig lassen sich nach jedem Durchlauf wertvolle Learnings ableiten und Optimierungen für den nächsten Schwung vornehmen.

2. Erfolgsfaktor: Automatisierte Kommunikation, die alle mitzieht​

Eine Migration kann nur dann reibungslos verlaufen, wenn alle Beteiligten informiert, eingebunden und vorbereitet sind. Das umfasst auch die Endnutzer:innen, die oft vergessen werden oder zu kurz kommen.

Besonders für Endnutzer:innen ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation entscheidend – und davon profitiert auch die IT.

Automatisierte Einladungsschreiben, zeitlich gut abgestimmte Erinnerungsmails und eine verständliche Anleitung zur Durchführung der Migration schaffen Sicherheit und Orientierung. Wichtig ist hierbei das richtige Timing: Kommunikationsmaßnahmen sollten dann versendet werden, wenn das Support-Team auch erreichbar ist – sprich, nicht gerade am Abend oder am Wochenende.

Zusätzliche Hilfsmittel wie ein Ticketsystem oder ein kompakter FAQ-Katalog für wiederkehrende Fragen entlasten den Support ebenfalls. Unterm Strich gilt: Wer professionell kommuniziert, entlastet das Help Desk und ebnet den Weg für eine gute Beteiligung der User:innen.

3. Erfolgsfaktor: Migration automatisieren und die Nutzer:innen einbinden

Je weniger aufwändig, desto besser: Der Migrationsprozess sollte so weit wie möglich automatisiert ablaufen und vor allem benutzerfreundlich sein. So lassen sich Ausfallzeiten minimieren und die Bereitschaft der Enduser erhöhen. Der EBF Onboarder ermöglicht den Nutzer:innen sogar, den Startpunkt ihrer Migration innerhalb eines definierten Zeitfensters selbst zu wählen.

Optimal ist es, wenn User die Migration eigenständig anstoßen und mit wenigen Klicks durchführen können, wenn es in ihren Tagesablauf passt.

Idealerweise gelingt der eigentliche Umstieg dann relativ intuitiv und läuft quasi fast von selbst: Einige wenige Klicks sollten genügen, um das Gerät automatisch beim neuen UEM-System zu registrieren und mit den passenden Konfigurationen, Rechten und Lizenzen auszustatten. Ein großer Vorteil der Remote-Migration des EBF Onboarders ist, dass die IT nicht physisch auf die Geräte zugreifen muss – was wiederum Zeit, Ressourcen und Organisationsaufwand spart.

4. Erfolgsfaktor: Mit Dashboards und Daten den Überblick behalten

Auch eine transparente Überwachung des gesamten Prozesses ist entscheidend für den Erfolg jeder Migration. Ein zentrales Dashboard sollte auf einen Blick zeigen, welche Geräte bereits migriert wurden und wo es ggf. hakt. So kann die IT jederzeit Auskunft zum Migrationsstatus geben, und sofort erkennen, wo Fehlerquellen lauern und Support gefragt ist.

Ein übersichtliches Dashboard hilft dabei, frühzeitig nachhaken und eingreifen zu können.

Dies ist insofern wichtig, als dass jede Übergangsphase ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellt: Solange ein Gerät noch nicht vollständig in das neue UEM-System eingebunden, aber bereits aus dem alten System entfernt ist, bleibt es ungemanagt und damit angreifbar.

Am Ende jeder Migrationsphase lohnt sich ein kurzer Rückblick: Lessons Learned helfen, Erfahrungen teamübergreifend festzuhalten und sie für die nächste Migrationswelle nutzbar zu machen. Der finale Schritt, das Altsystem außer Betrieb zu nehmen, sollte erst dann erfolgen, wenn sämtliche Migrationsphasen abgeschlossen sind.