Seit einem Jahr arbeiten bei der EBF alle Teams fast ausschließlich aus dem Homeoffice. Das hat einige Veränderungen mit sich gebracht – auch für unsere Recruiting- und Onboarding-Prozesse. Im Blogartikel geben wir Einblicke in unser remote Recruiting und Onboarding sowie die Erfahrungen unserer Kolleginnen und Kollegen und zeigen auf, welche Chancen uns der Lockdown eröffnet hat.
Pläne können sich schnell ändern: Eigentlich wollten wir im letzten Jahr unsere neuen größeren und moderneren Büroräume genießen, die eine schöne Arbeitsatmosphäre schaffen. Doch dann kam alles anders und wir mussten den Betrieb coronabedingt ins Homeoffice verlagern. Neben einigen anderen Prozessen mussten wir auch das Recruiting und Onboarding umstellen. Schließlich wollen wir weiterhin wachsen. Denn gerade jetzt ist es wichtig, unseren Kunden zu helfen, einen digitalen Arbeitsplatz zu realisieren.
Schnell war daher klar, dass wir unser Recruiting und Onboarding neu denken müssen. Und das haben wir mit Erfolg getan: Im letzten Jahr haben uns zehn neue Kolleginnen und Kollegen verstärkt, die den Bewerbungsprozess und die Einarbeitung weitgehend remote durchlaufen haben.
Die EBF remote kennenlernen
Vor der Corona-Pandemie waren Vorstellungsgespräche per Video bei der EBF eher die Ausnahme. Heute sind sie die Regel: Nach einem ersten virtuellen Vorstellungsgespräch mit unserer Recruiterin und dem Fachbereich findet ein ca. zweistündiger Schnuppertermin über Microsoft Teams statt. Hierbei zeigen Teammitglieder ihre Tätigkeiten und berichten aus ihrem Arbeitsalltag. Da Microsoft Teams fest in unseren Arbeitsalltag integriert ist, war die Umstellung auf das virtuelle Kennenlernen kein Problem. Auch die Bewerber kommen in der Regel gut damit zurecht und haben so die Möglichkeit, digital in den Arbeitsalltag reinzuschnuppern und mögliche Teamkollegen kennenzulernen.
Wir möchten auch bei einem virtuellen Kennenlernen eine angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen und für einen Austausch auf Augenhöhe sorgen. Natürlich kommt es während der Bewerbungsgespräche auch mal zu technischen Problemen – das passiert aber auf beiden Seiten und gehört zur aktuellen Situation einfach dazu.
Julia K.
IT-Recruiterin bei der EBF
Beim remote Schuppertag konnte ich mir ein authentisches Bild von der EBF und meinem zukünftigen Arbeitsalltag verschaffen. Auch das Gespräch mit meinen jetzigen Kollegen war sehr offen und positiv. Ich hatte das Gefühl, dass allen Beteiligten viel daran lag, mir einen realistischen Eindruck des Jobs zu ermöglichen, für den ich mich beworben habe.
Mazlum D.
seit dem 01. 08. 2020 Support Specialist bei der EBF
Onboarding
Der erste Tag im Büro
Wenn sich am Ende des Bewerbungsprozesses beide Seiten füreinander entschieden haben, steht der erste Arbeitstag der neuen Kollegen bevor. Dieser findet in der Regel im EBF Büro in Köln statt – unter Einhaltung strenger Hygienemaßnahmen. In unseren großzügigen Meeting- und Konferenzräumen können wir ausreichend Abstand halten und die neuen Kolleginnen und Kollegen daher persönlich begrüßen. Im Rahmen einer kurzen Willkommensveranstaltung erhalten sie ihre Arbeitsmittel, wichtige Dokumente und Informationen rund um den Arbeitsalltag bei der EBF. Fragen von „Wie reiche ich Urlaub ein?“ bis hin zu „Wie nehme ich die kostenlose Urban-Sports-Club Mitgliedschaft in Anspruch?“ werden besprochen. Im Anschluss werden neue Kollegen dann von ihren direkten Führungskräften im Büro begrüßt und technisch so ausgestattet, dass sie zu Hause ohne Probleme arbeiten können.
Einarbeitung
Die Einarbeitung erfolgt dann in den jeweiligen Teams entlang eines halbjährigen Plans, in dem die Einführung von Tools, Prozessen und Aufgaben geregelt ist und Feedbackgespräche vorgesehen sind. Natürlich mit einer gewissen Flexibilität, denn jeder lernt anders und braucht individuelle Schwerpunkte.
Zudem entstand in der Corona-Zeit die Idee, kurze Sessions zu organisieren, in denen sich die verschiedenen Abteilungen den neuen Kolleginnen und Kollegen vorstellen. So bekommen sie einen besseren Überblick und erfahren, wo Schnittstellen bestehen.
Im einigen Bereichen der EBF wird außerdem ein Patensystem eingesetzt. Hierbei übernehmen erfahrene Kollegen eine Patenschaft für einen neuen Kollegen. Der Pate übernimmt die Organisation und die Durchführung der fachlichen Einarbeitung und ist auch erster Ansprechpartner für alle anderen Themen, Fragen oder Sorgen.
Das Patensystem hilft bei der Umsetzung des remote Onboardings sehr. Durch den Lockdown waren wir gezwungen, unsere Einarbeitungsprozesse und -pläne noch detaillierter auszuarbeiten und auch zu professionalisieren. Dadurch sind wir jetzt sehr gut für die Zukunft aufgestellt und arbeiten im Support derzeit mehrere Kolleginnen und Kollegen erfolgreich remote ein.
Roman U.
Team Lead Support Specialists
Kommunikation ist das A und 0
Eines ist ganz klar: Kommunikation ist das A und O beim remote Onboarding. So sind regelmäßige Termine zum fachlichen, aber auch privaten Austausch extrem wichtig. Führungskräfte und Ansprechpartner von neuen Kollegen sind dabei besonders gefordert und sind stets für Fragen, Probleme oder auch Kritik offen.
Zusätzlich zum Teammeeting habe ich einen Jour Fix alleine mit meinem Team Lead, in dem meine individuellen Aufgaben besprochen werden und ich alle Fragen stellen kann, die über die Woche aufgekommen sind. Bei dringenden Fragen kann ich sie natürlich auch immer anrufen. Außerdem gibt es ein Wiki für mein Team, in dem Wissenswertes rund um unsere Aufgaben und Prozesse festgehalten ist, sodass ich mir vieles auch selbst beantworten kann.
Ayse M.
seit dem 01.11 2020 Office-Managerin bei der EBF
Zudem wollen wir durch verschiedene Formate einige unserer Traditionen digital weiterführen: beispielsweise das virtuelle Feierabendbier, die digitale Mittagspause oder den Englischkurs. Dort können die neuen Kolleginnen und Kollegen weitere neue Kontakte knüpfen.
Natürlich fehlt mir der persönliche Kontakt zu Kollegen, aber das ist gerade nicht zu ändern – Sicherheit geht vor. Ich freue mich darauf, in der Zukunft alle persönlich zu treffen und auch mehr Kolleginnen und Kollegen innerhalb der EBF kennenzulernen.
Mazlum D.
seit dem 01.08. 2020 Support Specialist bei der EBF
Viele Erkenntnisse aus dem Lockdown
Insgesamt haben wir bisher gute Erfahrungen mit dem remote Recruiting und Onboarding gesammelt und den Lockdown auch als Chance begriffen, um unsere Konzepte zur Einarbeitung weiter auszuarbeiten.
Aber natürlich ist uns auch bewusst, dass der remote Start in einen neuen Job und auch das langandauernde Homeoffice für alle sehr herausfordernd sein kann. Durch verschiedene Angebote wollen wir dabei helfen, einen Ausgleich zu finden, und bieten auch die Möglichkeit, bei Problemen oder Sorgen kostenlos fachkundige Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Doch auch wenn das remote Onboarding sehr gut gelingt, ist eines klar: Wir alle freuen uns sehr darauf, in den normalen Büroalltag zurückzufinden, um das wieder genießen zu können, was die EBF ganz besonders macht: ein tolles Team!
