Die Corona-Krise hat auch bei der EBF für Veränderungen gesorgt: Zum Schutz vor dem Virus arbeiten alle Mitarbeiter seit einigen Wochen aus dem Homeoffice – vom IT-Consultant und Account Manager, die sonst häufig beim Kunden vor Ort sind, bis hin zum Buchhalter und Entwickler, die in der Regel im Büro arbeiten. Als IT-Dienstleister war die EBF sowohl technisch und organisatorisch gut auf die vollständige Arbeit aus dem Homeoffice vorbereitet (lesen Sie mehr in diesem Blogartikel) und hat auch schon vor Corona Homeoffice-Möglichkeiten geboten.
Daher hat die Umstellung auch ad hoc reibungslos funktioniert und alle Kunden konnten remote weiter betreut werden. Nichtsdestotrotz war das dauerhafte Arbeiten von zu Hause für viele neu. Und natürlich mussten auch wir für einige Prozesse, die sich nicht 1:1 ins Homeoffice übertragen lassen, einen Plan B entwickeln und auch über die Themen Mitarbeiterführung und -motivation neu nachdenken. Die vergangenen Wochen waren für alle Mitarbeiter und Führungskräfte eine neue Herausforderung und mit vielen neuen Erfahrungen verbunden.
EBF-Kollegen berichten von ihren Erfahrungen von elf Wochen im Homeoffice und den Maßnahmen der EBF – heute geht es um Viviane Linne.
Viviane Linne
IT-Projektmanagerin
Als IT-Projektmanagerin ist Viviane Linne für die Planung, Steuerung und Qualitätssicherung von internen und externen Projekten zuständig – von der Einsatzplanung von Consultants bei Kunden, über die Projektkoordination bis hin zur Leistungskontrolle. Zusätzlich zählt das Management von Testgeräten sowie das Management des EBF Fuhrparks zu ihren Verantwortlichkeiten. Dabei arbeitet sie sowohl mit EBF-Kollegen aus den Bereichen Sales, Consulting und Support als auch mit Ansprechpartnern auf Kundenseite zusammen und ist somit die Schnittstelle zwischen verschiedenen Parteien. Bei der EBF arbeitet sie seit etwas mehr als eineinhalb Jahren. Vor der Corona-Krise hat sie nur bei Bedarf von zu Hause aus gearbeitet, auch weil ihre Position Präsenz im Büro erforderte – bis jetzt jedenfalls.
Wie sieht ein typischer Arbeitstag von dir im Homeoffice aus?
Zunächst stehe ich etwas später auf, als ich es tun würde, wenn ich ins Büro fahren muss. Schließlich fällt ja die Anfahrt weg. Jeden Morgen findet in meinem Team ein Check-In-Call statt, in dem kurz die Aufgaben des Tages besprochen werden, aber auch Raum für privaten Austausch gelassen wird. Danach starte ich mit meinen alltäglichen Aufgaben, wie ich es auch im Büro tun würde – z.B. verschaffen ich mir zuerst einen Überblick über aktuelle Anfragen in unserem Ticketsystem. Meine Mittagspause mache ich prinzipiell etwas später als im Büro. Kurz vor dem Feierabend findet dann noch ein Check-Out-Call mit dem Team statt.
Inwiefern hat sich deine Arbeit für EBF verändert?
Insbesondere meine administrativen Aufgaben lassen sich auch gut per Mail oder Telefon erledigen, sodass sich daran kaum etwas geändert hat. Auch Dienstleister, mit denen wir zusammenarbeiten – wie beispielsweise unser Leasingpartner für den Fuhrpark – haben ihre Kontaktmöglichkeiten digitalisiert, sodass die Zusammenarbeit weiterhin reibungslos möglich ist. Andere meiner Aufgaben sind durch Corona sogar teilweise entfallen. Beispielsweise sind ja aktuell keine Dienstreisen möglich, ich muss mich also auch nicht um die Vergabe unseres Poolfahrzeugs an Consultants kümmern.
Grundsätzlich dauern viele Prozesse einfach länger, weil sie mehr Abstimmungen erfordern, mehr Personen als gewöhnlich involviert sind oder weil wir improvisieren müssen. Und wir sind auf die Geduld und Bereitschaft der Kollegen angewiesen, auch mal Aufgaben zu erledigen, die sie eben gewöhnlich nicht machen müssen. Das funktioniert aber bisher gut, da bei der EBF grundsätzlich ein enger Zusammenhalt herrscht.
Was klappt gut, wo gibt es noch Herausforderungen?
Ich habe mir auch zu Hause eine gute Atmosphäre zum Arbeiten geschaffen. Dafür konnte ich mir abgesehen von meinem Laptop auch einen Bildschirm, meine Maus und Tastatur aus dem Büro mit nach Hause nehmen, sodass ich nichts privat anschaffen musste.
Herausfordernd ist für mich, dass im Homeoffice die Grenzen zwischen Beruf und Freizeit immer mehr verschwimmen und ich oft einfach auch gerne länger arbeite, weil es in den letzten Wochen ja auch wenig Möglichkeiten zur Freizeitgestaltung gab. Im Büro ist mein Arbeitstag deutlich strukturierter.
Kleine Herausforderungen liegen auch noch in den Aufgabenbereichen, die sich einfach nicht von zu Hause aus erledigen lassen. Wichtige Dokumente werden weiterhin per Post ins Büro geschickt und Hardware, die die Consultants für ihre Arbeit benötigten, befindet sich in unserem Büro und kann nicht in meiner Wohnung verwaltet werden. Dafür haben wir aber eine gute Lösung gefunden. Eine Kollegin, die einen Dienstwagen hat, arbeitet einen Tag in der Woche im Office und übernimmt diese Aufgaben oder scannt z.B. wichtige Dokumente ein, sodass ich sie dann digital bearbeiten kann. So stellen wir auch sicher, dass niemand aus der Not heraus öffentliche Verkehrsmittel nutzen muss und eine Infektion riskiert.
Wie hältst du Kontakt zu deinem Team / Kollegen?
Durch den täglichen Check-In- und Check-out-Call gibt es genug Raum zum privaten und fachlichen Austausch. Mit einigen Kollegen findet auch regelmäßig ein „Remote Lunch“ statt, dabei verbringen wir die Mittagspause gemeinsam digital. Außerdem versuche ich fast jedes Meeting als Videokonferenz durchzuführen, sodass man die Kollegen regelmäßig „wiedersieht“.
Was nimmst du aus der Situation mit?
Ich und auch der Rest meines Teams würden gerne nach Corona auch regelmäßige Homeoffice-Tage etablieren. Das hatte wir bisher in der Form noch nicht. Denn wir merken schon, dass man im Homeoffice konzentrierter arbeiten kann als manchmal im Büro. Das ist gerade bei kreativen Aufgaben wichtig.
Freust du dich auf die Rückkehr ins Büro oder gefällt dir die Arbeit aus dem Homeoffice?
Ich freue mich natürlich auf die Rückkehr ins Büro. Mir gefällt einfach die Atmosphäre im Office mit dem persönlichen Kontakt zu Kollegen, weil das für mich auch einfach ein wichtiger Teil meines Arbeitsalltags und der Unternehmenskultur der EBF ist.
